¿Ha llegado el momento en el que tienes que planificar tu boda, el bautizo de tu primogénito o el 50 aniversario de tus padres y no sabes por dónde empezar? Que no cunda el pánico, aquí te diremos todo lo que debes tener en cuenta para celebrar alguno de estos eventos y qué es lo que debes tener en tu lista de tareas.
Lo primero, es tener claro qué tipo de evento quieres realizar y para ello deberás hacerte una idea general de lo que te gustaría hacer. Por ejemplo, podrías comenzar por responder estas preguntas:
- ¿Qué fecha tienes prevista para la celebración?
- ¿Prefieres un evento de día o de noche?
- ¿Quieres un evento al aire libre o en una sala acondicionada?
- ¿Cuántos invitados tienes previsto?
- ¿Con qué presupuesto cuentas?
Una vez tengas las respuestas es hora de empezar a pensar en qué lugar puedes hacer el evento y pedir un presupuesto e información sobre los servicios que serán cubiertos. Puede ocurrir que la sala sólo se encargue del catering y el menaje y tengas que contratar por aparte servicios como la tarta, la decoración, la música, el transporte, los recordatorios, etc.
El paso siguiente es decidir si quieres hacerlo por tu cuenta o si por el contrario prefieres la ayuda de profesionales como nosotros que se encarguen de todo y sólo tengas que personalizar tus opciones.
En cualquier caso, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
- Confirma fecha y lugar del evento cuanto antes. Es posible que para el momento en que has tomado la decisión la sala ya no esté disponible, lo cual sería un contratiempo si ya has enviado las tarjetas de invitación con la información del evento.
- Elabora un programa detallado con todas las tareas y acciones que deben realizarse, así como los profesionales responsables y las fechas de ejecución. Aquí debes asegurarte de que todas las peticiones están claramente definidas para evitar sorpresas de último momento. Por ejemplo, puedes definir por escrito el contenido del menú, los horarios y lugares de recogida de invitados en caso de contratar servicio de transporte, etc.
- Repasa la lista de invitados y selecciona qué personas estarán en cada grupo o mesa, no sin antes haber confirmado asistencia y posibles restricciones alimentarias. De este modo la organización irá más fluida y los invitados se sentirán a gusto.
- Elabora un check list que incluya todo lo necesario para tener la ejecución del evento bajo control. Si crees que el día del evento vas a estar muy liado, te sugerimos que designes a una persona de confianza para que revise y controle que todo se esté desarrollando según lo planeado y que en caso de algún imprevisto pueda contar con un plan B.
Organizar un evento social es una tarea ardua aunque bastante satisfactoria. Es por ello que te animamos a que organices tu próximo evento con mucha ilusión y planificación.
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